TRABAJOS POR HACER

Es común que las ideas surjan en cualquier momento planeado o de manera espontánea. Las empresas dentro de sus procesos creativos han comenzado a usar herramientas para gestionar estas ideas, evaluarlas, y basados en ejercicios de priorización, seleccionarlas para finalmente emprender proyectos de Innovación.
Los trabajos por hacer (Job to be done o JTBD) son una nueva técnica que se usa para realizar todas las tareas anteriormente mencionadas y ahondar más allá de los requisitos y objetivos de la misma, evaluando la percepción de los clientes y las razones verdaderas por las cuales comprarían un nuevo producto o servicio.

Un ejemplo sencillo puede ser la compra de un teléfono inteligente o Smartphone. La idea de comprar un teléfono hoy en día se resume en estar conectado a través de diferentes canales (voz, chat, mensajes de texto, entre otros) con nuestros seres queridos, clientes, proveedores, jefes o empleados, etc. Esa es la razón de ser principal para tener un teléfono de este tipo. Pero si vamos un poco más lejos, es probable que un usuario use un teléfono de este tipo para hacer más eficiente su trabajo, para dispersarse, para aumentar su ego (a través de los famosos selfies) u otras razones ocultas como por ejemplo el simple hecho de tener un estatus frente a los demás compañeros de trabajo.

Si se lleva esto a una tipología o clasificación lo veríamos de la siguiente forma que evidencia los trabajos principales y trabajos relacionados:
* Trabajos principales:

o Aspectos funcionales: Conexión permanente con las personas importantes en los aspectos personal y laboral.
o Aspectos emocionales:

* Dimensión personal: Sensación de eficiencia y/o productividad

* Dimensión social: Accesibilidad y flexibilidad para trabajo en equipo

* Trabajo relacionado 1:

o Aspectos funcionales: Entretenimiento y estilo de vida
o Aspectos emocionales:

* Dimensión personal: Sensación de esparcimiento y acceso a los gustos tecnológicos

* Dimensión social: Estatus social

* Trabajo relacionado 2: ….
* Trabajo relacionado n: ….

Los equipos de generación de nuevos productos o servicios tienen con este análisis por lo menos 4 posibilidades de crecimiento:

* Crecimiento o mejora de los trabajos existentes: Mejoras incrementales en trabajos que existen en el mercado y tienen soluciones probadas.
* Crecimiento o mejora de los trabajos relacionados: Mejoras incrementales en trabajos relacionados que enriquecen a la vez el trabajo principal. Por ejemplo, en el caso de los teléfonos inteligentes y la aparición de servicios de video y música en la nube.
* Nuevos trabajos: Creación de nuevos trabajos traducidos en nuevas necesidades y/o mercados. Por ejemplo, accesorios personalizados para sillas de ruedas.
* Crecimiento disruptivo: A través de la implementación de nuevas orientaciones del mercado, permitir el acceso a trabajos existentes a nuevos mercados. Por ejemplo, la creación de teléfonos inteligentes de bajo costo para poblaciones con altos problemas sociales y económicos.

Para realizar una declaración o definición explícita de un trabajo por hacer suele usarse una ayuda o plantilla gramatical consistente en:

Verbo + Objeto + Contexto

En el caso que hemos visto durante el desarrollo del tema unos ejemplos serían:

Jugar + con aplicaciones de mi selección + usando mi teléfono inteligente

Estar en contacto + con mis familiares + usando redes sociales en mi teléfono inteligente

Dependiendo de la importancia que tenga cada uno de los trabajos identificados se puede realizar una evaluación consiente y encontrar oportunidades de generación de nuevos productos y servicios. En la figura 1, la zona roja indica un mercado saturado para ciertos trabajos, el morado indica unos trabajos servidos apropiadamente, pero el verde son mercados propicios para la innovación. Este último es el espacio disponible para atacar.

 
Figura 1: Zonas y trabajos por hacer. Fuente: The innovator's toolkit : 50+ techniques for predictable and sustainable organic growth 

ENFOQUE VERTICAL Y HORIZONTAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Tradicionalmente la Gestión documental se ha abordado en las organizaciones a nivel de los asuntos documentales generados por cada una de las áreas que se encuentran en la estructura del organigrama, y esta ha sido un Enfoque Vertical y el punto de partida para el análisis y construcción de la Estructura documental de la empresa y sus respectivas TVD (Tablas de valoración documental) y TRD (Tablas de retención documental) administradas generalmente por los CAD( Centro de administración de documentos).Pero es imposible desconocer que los documentos son generados dentro de las actividades propias de la ejecución de los proceso de negocio, por esta razón surge un nuevo componente a incorporar dentro de los procesos archivísticos y es como abordar el ciclo de administración de documentos desde el mismo diseño, ejecución, monitoreo y mejora de los procesos de negocio ( Enfoque horizontal), generalmente incorporados en los Sistemas de Gestión de calidad y en las área de gestión por procesos, gestión organizacional o arquitectura de negocio.

La fotografía que acompaña este artículo busca plantear una idea acerca de cómo los dos enfoques se complementan y permitan abordar de forma integral y estructurada la administración del ciclo de Gestión documental, ya que desde el diseño de los procesos, identifico las fuentes de documentos           ( Archivos electrónicos Word, Excel, pdf, fotos, imágenes,, correos físicos o electrónicos, Sitios web, reportes, fax, salidas de impresión, documentos en papel, video, audio, XML o meta data, entre otros) y procedo a definir en las actividades su forma de recepción y radicación, como será su digitalización e indexación dentro de los gestores de documentos, su forma se archivos en cada fase y su custodia y disposición final, la gestión documental electrónica y los flujos de trabajo(workflow) asociados a las aprobaciones de documentos, los permisos y control para la consulta electrónica y física (Afueras) de documentos y sus proceso de aplicación de tablas de retención y es precisamente en la ejecución de todo este ciclo donde se van alimentando los asuntos documentales definidos en la estructura de la compañía y en la series principales de clientes, proveedores, historiales laborales y contabilidad, convirtiéndose entonces la Gestión documental es un componente clave y visible para la organización a través del cual se podrán obtener eficiencias operativas , procesos más controlados y mejor soportados con acceso permanente y eficiente a los soportes de la operación del negocio.

En conclusión, la gestión documental deberá complementarse con la gestión y análisis de procesos de negocio, tal como lo plantea la ISO 26122 en la búsqueda de proporcionar una clara identificación de los requisitos para la creación de documentos, facilitando la incorporación automática y la gestión de documentos mientras se están ejecutando las actividades del proceso y de esta forma contribuir a su ordenación y agrupación lógica, garantizando que los procesos de trabajo queden claramente documentados y facilitando su recuperación, conservaciones y disposición de los documentos a partir del conocimiento del Negocio.

METODOLOGÍAS, ESTANDARES Y BUENAS PRÁCTICAS ARTICULADAS EN BPM

Más allá de ser una nueva metodología empresarial, BPM ( Business Process Management) es un nueva forma de trabajo  e implementación de proyectos enfocados a la optimización y automatización de los procesos organizaciones, incorporando como elemento clave la tecnología como articulador de la información, documentos, workflow y demás elementos propios a considerar en el diseño de los procesos.

Cada una de las etapas planteadas por BPM se podrían asimilar a lo planteado en el Ciclo PHVA (Planear, Hacer, verificar y Actuar) de mejora continua de proceso, es así como en cada una de estas etapas se recopilar una serie de estándares y buenas practicas que soportan su implantación y sobre los cuales ampliaremos  la información en posteriores publicaciones, así:

-          MODELIZACIÓN: Corresponde a la etapa de diseño del diagrama del proceso que vamos a implementar que se podría asimilar a la etapa de Planear, donde haremos uso del BPMN (Business Process Management Notation) como estándar  internacional para la diagramación de proceso de Negocio y la definición de atributos de cada una de las actividades del proceso,  y por otro lado de la Arquitectura Empresarial como enfoque integral de planeación, articulación y  evaluación de todos los impactos generados por la intervención del procesos a nivel de Procesos, Personas, sistemas, servicios, bases de datos y elementos de infraestructura tecnológica.

-          AUTOMATIZACIÓN Y EJECUCIÓN: Es la etapa correspondiente a la puesta en marcha (Ejecutar)de la secuencia de actividades del proceso modelado ( Workflow) a través de los formularios definidos que son iniciados en los gestores de contenido ( ECM) de cada empresa por medio del cual empleados, proveedores, clientes o invitados podrán poner en ejecución dicho procesos.

Sobre la ejecución de los procesos se podrán evaluar en su ejecución, el cumplimiento de las políticas internas y de entes de control definidas en BPR (Reglas de Negocio) asociadas a las actividades del flujo y se ejecutarán las actividades de sistemas que llevan incorporadas las integración con otros sistemas internos que deberán responder a la estrategias SOA (Arquitectura servicios de integración) definida en el Gobierno de TI.

Adicionalmente y como un factor diferencial los BPMs incorporan dentro de los atributos de definición y ejecución de los procesos, la Gestión documental inmersa dentro de la ejecución de procesos de negocio según lo planteado por la ISO 26122, que permitirán la gestión electrónica de documentos con elementos como digitalización y radicación de documentos, indexación dentro de los asuntos en bibliotecas de documentos, control de versiones, firmas electrónicas y digitales de documentos, control de Tablas de valoración y retención y generación automática de documentos en plantilla según los datos capturados en los formularios del proceso.

-          MONITORIZACIÓN: Corresponden a la etapa de Verificar la ejecución de los procesos, en donde se recopilan los datos de cada ejecución del proceso, se tiene registro de toda la trazabilidad con los responsables, fechas, tiempos y costos de cada actividad del proceso ( BAM) se realiza el cálculo automático para la generación de los indicadores claves del proceso( KPis) y se construyen las gráficos con la información de los diferentes interesados y responsable de la inteligencia del negocio para su toma de decisiones ( B.I), que podrán llegar a estar articulados con las perspectivas y estrategias de negocio( Cuadro de mando) para ver como es el aporte de cada proceso al cumplimiento de los objetivos corporativos.

-          MEJORA: A partir de los datos recopilados se realizará el Análisis y  ajustes al diseño de los procesos (Actuar) aplicando  diferentes metodologías propias de las administración y mejora de los procesos empresariales, con el objetivos de eliminar desperdicios, tiempos ociosos, actividades innecesarias, duplicidad de documentos y en general todos los elementos que llevar  a tener un proceso optimizado. Entre ellas se podrían destacar: Lean, six sigma, TQM, Control estadístico de procesos, Teoría de restricciones ( TOC), ISO 9001, entre otros estándares propios de la ingeniería de procesos y mejora continua.

Como se puede observar BPM es una metodología articuladora y una estrategias empresarial que ofrece un sin número de oportunidades para llevar del papel a la ejecución real, lo que hasta ahora habían planteado muchos de los estándares mencionados en el artículo.

EVOLUCIÓN DE LAS PRÁCTICAS Y HERRAMIENTAS DE MEJORA Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

Todas las organizaciones Independiente del sector al que pertenecen, la estructuración y forma de trabajo y operación de su negocio, realizan una serie de actividades necesarias para obtener como resultado sus productos o servicios que finalmente ofrecen a sus cliente, y sean o no consientes de tenerlos diseñados, estandarizados y documentados en el ejecutan diferentes Tipos De Procesos, transversales a toda la organización y en donde participan todas las áreas de la compañía.

El gráfico que se presenta a continuación es un resumen de cómo han ido evolucionado desde la era Industrial hasta la actual era de la información y el conocimiento, elementos como el foco, modelo de negocio, tecnología y herramientas habilitadoras de la Administración y mejora de los Procesos de Negocio:

En la actual Ola de la información en la que el protagonista es el BPM (Gerencia de Procesos de Negocio) se recopilan gran cantidad de los estándares, buenas prácticas y tecnologías que integrados constituyen una serie de herramientas al servicio de la eficiencia y productividad empresarial, sobre los cuales estaremos publicando nuevas entradas en nuestro Blog.

BPM Gestión de procesos de Negocio soportado en Nuevas tecnologías BPMS

La necesidad de las organizaciones  para responder a los requerimientos Normativos, de clientes y de desarrollo de nuevos productos y servicios, que les permitan ser competitivos, esta generando un cambio en la visión de la área de arquitectura, proyectos,procesos y tecnología en las organizaciones hacia un nuevo enfoque de Soluciones basado en BPM ( Gestión de procesos de negocio) mediante unas potentes y completas suites BPMs que permiten el Diseño, simulación, ejecución, monitoreo y mejora de sus procesos, mediante herramientas tecnológicas pensadas en metodologías rápidas de implementacion por parte de los usuario de Negocio. A continuación te presento una infografia que resumen los principales conceptos del ciclo de proyecto BPM y su homologacion con el ciclo PHVA(Planear, Hacer, Verificar y Actuar).