Más allá de ser una nueva metodología
empresarial, BPM ( Business Process Management) es un nueva forma de
trabajo e implementación de proyectos
enfocados a la optimización y automatización de los procesos organizaciones,
incorporando como elemento clave la tecnología como articulador de la
información, documentos, workflow y demás elementos propios a considerar en el
diseño de los procesos.
Cada una de las etapas planteadas por BPM
se podrían asimilar a lo planteado en el Ciclo PHVA (Planear, Hacer, verificar
y Actuar) de mejora continua de proceso, es así como en cada una de estas
etapas se recopilar una serie de estándares y buenas practicas que soportan su
implantación y sobre los cuales ampliaremos
la información en posteriores publicaciones, así:
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MODELIZACIÓN: Corresponde a la etapa de
diseño del diagrama del proceso que vamos a implementar que se podría asimilar
a la etapa de Planear, donde haremos
uso del BPMN (Business Process Management
Notation) como estándar
internacional para la diagramación de proceso de Negocio y la definición
de atributos de cada una de las actividades del proceso, y por otro lado de la Arquitectura Empresarial como enfoque integral de planeación,
articulación y evaluación de todos los
impactos generados por la intervención del procesos a nivel de Procesos,
Personas, sistemas, servicios, bases de datos y elementos de infraestructura
tecnológica.
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AUTOMATIZACIÓN Y EJECUCIÓN: Es la etapa
correspondiente a la puesta en marcha (Ejecutar)de
la secuencia de actividades del proceso modelado ( Workflow) a través de los formularios definidos que son iniciados
en los gestores de contenido ( ECM)
de cada empresa por medio del cual empleados, proveedores, clientes o invitados
podrán poner en ejecución dicho procesos.
Sobre la
ejecución de los procesos se podrán evaluar en su ejecución, el cumplimiento de
las políticas internas y de entes de control definidas en BPR (Reglas de Negocio) asociadas a las actividades del flujo y se
ejecutarán las actividades de sistemas que llevan incorporadas las integración
con otros sistemas internos que deberán responder a la estrategias SOA (Arquitectura servicios de integración)
definida en el Gobierno de TI.
Adicionalmente y
como un factor diferencial los BPMs incorporan dentro de los atributos de
definición y ejecución de los procesos, la Gestión documental inmersa dentro de
la ejecución de procesos de negocio según lo planteado por la ISO 26122, que permitirán la gestión
electrónica de documentos con elementos como digitalización y radicación de
documentos, indexación dentro de los asuntos en bibliotecas de documentos,
control de versiones, firmas electrónicas y digitales de documentos, control de
Tablas de valoración y retención y generación automática de documentos en
plantilla según los datos capturados en los formularios del proceso.
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MONITORIZACIÓN: Corresponden a la etapa
de Verificar la ejecución de los
procesos, en donde se recopilan los datos de cada ejecución del proceso, se
tiene registro de toda la trazabilidad
con los responsables, fechas, tiempos y costos de cada actividad del proceso ( BAM) se realiza el cálculo automático
para la generación de los indicadores claves del proceso( KPis) y se construyen las gráficos con la información de los
diferentes interesados y responsable de la inteligencia del negocio para su
toma de decisiones ( B.I), que
podrán llegar a estar articulados con las perspectivas y estrategias de
negocio( Cuadro de mando) para ver
como es el aporte de cada proceso al cumplimiento de los objetivos
corporativos.
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MEJORA: A partir de los datos
recopilados se realizará el Análisis y
ajustes al diseño de los procesos (Actuar)
aplicando diferentes metodologías
propias de las administración y mejora de los procesos empresariales, con el
objetivos de eliminar desperdicios, tiempos ociosos, actividades innecesarias,
duplicidad de documentos y en general todos los elementos que llevar a tener un proceso optimizado. Entre ellas se
podrían destacar: Lean, six sigma, TQM, Control estadístico de procesos, Teoría
de restricciones ( TOC), ISO 9001, entre otros estándares propios de la ingeniería
de procesos y mejora continua.
Como se puede observar BPM es una
metodología articuladora y una estrategias empresarial que ofrece un sin número
de oportunidades para llevar del papel a la ejecución real, lo que hasta ahora
habían planteado muchos de los estándares mencionados en el artículo.
