Tradicionalmente
la Gestión documental se ha abordado en las organizaciones a nivel de los
asuntos documentales generados por cada una de las áreas que se encuentran en
la estructura del organigrama, y esta ha sido un Enfoque Vertical y el punto de partida para el análisis y construcción
de la Estructura documental de la empresa y sus respectivas TVD (Tablas de valoración
documental) y TRD (Tablas de retención documental) administradas generalmente
por los CAD( Centro de administración de documentos).Pero es imposible
desconocer que los documentos son generados dentro de las actividades propias
de la ejecución de los proceso de negocio, por esta razón surge un nuevo
componente a incorporar dentro de los procesos archivísticos y es como abordar
el ciclo de administración de documentos desde el mismo diseño, ejecución,
monitoreo y mejora de los procesos de negocio ( Enfoque horizontal), generalmente incorporados en los Sistemas de
Gestión de calidad y en las área de gestión por procesos, gestión organizacional
o arquitectura de negocio.
La fotografía que
acompaña este artículo busca plantear una idea acerca de cómo los dos enfoques se
complementan y permitan abordar de forma integral y estructurada la administración
del ciclo de Gestión documental, ya que desde el diseño de los procesos, identifico
las fuentes de documentos ( Archivos
electrónicos Word, Excel, pdf, fotos, imágenes,, correos físicos o electrónicos,
Sitios web, reportes, fax, salidas de impresión, documentos en papel, video,
audio, XML o meta data, entre otros) y procedo a definir en las actividades su
forma de recepción y radicación, como será su digitalización e indexación dentro
de los gestores de documentos, su forma se archivos en cada fase y su custodia
y disposición final, la gestión documental electrónica y los flujos de
trabajo(workflow) asociados a las aprobaciones de documentos, los permisos y
control para la consulta electrónica y física (Afueras) de documentos y sus
proceso de aplicación de tablas de retención y es precisamente en la ejecución de
todo este ciclo donde se van alimentando los asuntos documentales definidos en
la estructura de la compañía y en la series principales de clientes,
proveedores, historiales laborales y contabilidad, convirtiéndose entonces la Gestión
documental es un componente clave y visible para la organización a través del
cual se podrán obtener eficiencias operativas , procesos más controlados y
mejor soportados con acceso permanente y eficiente a los soportes de la operación
del negocio.
En conclusión, la
gestión documental deberá complementarse con la gestión y análisis de procesos
de negocio, tal como lo plantea la ISO
26122 en la búsqueda de proporcionar una clara identificación de los requisitos
para la creación de documentos, facilitando la incorporación automática y la gestión
de documentos mientras se están ejecutando las actividades del proceso y de
esta forma contribuir a su ordenación y agrupación lógica, garantizando que los
procesos de trabajo queden claramente documentados y facilitando su recuperación,
conservaciones y disposición de los documentos a partir del conocimiento del
Negocio.
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