jueves, 11 de septiembre de 2014

MÁS ALLÁ DE LOS SELLOS DE CALIDAD

“El éxito llega para todos aquellos que están ocupados buscándolo.”

Henry Thoreau

La existencia y difusión de los “estándares” o normas de calidad ha prendido el motor en un nivel de esfuerzo adicional en las organizaciones, ya que además del deber de cumplimiento de sus propios modelos de trabajo, se ha sumado el “estándar” que desde dos perspectivas puede ser visto como: otro modelo para asegurar la calidad o como un sistema de gestión que sirve para implementar, controlar y mejorar los logros una vez obtenido el sello de certificación.

Algunas críticas hacia los estándares de calidad y del modelo que conllevan, se refieren muchas veces al exceso de burocracia y la posibilidad de un cumplimiento que no va más allá de lo formal; lo que da pie a pensar, que no hay una comprensión de los principios de la calidad, evidenciado en una falta de cultura frente a esta y de la proliferación de una visión cortoplacista.

Los estándares de calidad pueden ser usados para que las organizaciones sean más productivas, cumplan con las expectativas de sus clientes, sean amigables con el ambiente y garanticen la sostenibilidad. Sin embargo, el sólo estándar no es suficiente para alcanzar lo anteriormente mencionado; también es necesario desarrollar paralelamente un sistema de gestión que integre compromiso, desde la alta dirección hacia todos niveles de la organización, que pueda presentar resultados traducidos en utilidades y como consecuencia, un ambiente de trabajo agradable para todos sus miembros. Todas las personas deseamos un ambiente laboral adecuado, mejores prácticas, un desarrollo sostenible; deberíamos entonces, dejar de lado el pensamiento de que la certificación es un sello más por el que se paga o por el que se cobra, que se luce en los portafolios, páginas web, entre otros medios, y comenzar a vivir plenamente su funcionalidad.

Por lo anterior, sólo si somos conscientes de que “hay beneficios más allá de los sellos de calidad” podemos dejar de lado justificaciones equivocadas y que conducen finalmente al fracaso. Tengamos en cuenta que:



  • Los procesos de calidad pueden parecer largos en su implementación pero no significa que no puedan evidenciarse mejoras mientras esto pase.
  • Los procesos de calidad deben ser implementados a conciencia y no dejar pasar ningún ámbito que corresponda a la gestión empresarial, marcando un compromiso de todos y para todos los miembros de la organización, para buscar la mejor manera de llevar a cabo el desempeño de las actividades diarias.
  • La certificación más que un sello, corresponde a la “confianza” generando tranquilidad hacia todas las partes interesadas. 

El reto de las organizaciones está en convertir entonces sus Sistemas de Gestión ( 9000, 14000, 18000, 27000) y los ciclo de mejora continua planteados por la ISO en modelos organizacionales hacia la excelencia operativa, que realmente logren el objetivo de reducir costos y generar mayores ingresos y rentabilidad para cada tipo de Negocio.



martes, 2 de septiembre de 2014

ISO 26122 ANÁLISIS DE PROCESO DE TRABAJO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En nuestras organizaciones, en ocasiones es difícil sincronizar las metodologías de trabajo utilizadas por los Sistemas de gestión de calidad ISO 9001 para el diseño y mejora de procesos,liderados normalmente por áreas como métodos y tiempos, procesos o arquitectura de negocio  y los temas relacionados con la Gestión documental en su ciclo de Archivo, digitalización, indexación, retención y custodia normalmente liderdo por los CAD( Centros de administración de Documentos), esto debido a que normalmente esta última no tiene una participación directa en la planeación y estructuración de los procesos de Negocio, y son vistos como áreas de apoyo donde simplemente van a reposar los documentos en una fase final de los procesos.

En la presente publicación, se pretende presentar los aspectos más relevante de la norma ISO 26122,  Análisis de los proceso de trabajo para la Gestión de documentos, la cual es un informe técnico que describe una aplicación práctica de la teoría expuesta en la norma ISO 15489, que sirve de guía para el levantamiento y diseños de procesos de Negocio ( BPM) incorporando desde su misma estructuración los diferentes elementos relacionados con el ciclo de la Gestión Documental, y se convierte en una invitación para que todos los responsables de los documentos en la organización tengan una participación activa dentro del diseño de los procesos.


La norma plantea el análisis de los procesos de trabajo mediante la recopilación de información de las operaciones, procesos y funciones, mediante dos tipos de análisis: Secuencial(horizontal) o funcional(vertical),  a través de los cuales se identifican los registros  y documentos dentro de las actividades del proceso y se define  la administración documental desde su misma generación, administración y archivo.

El análisis funcional se realiza de arriba hacia abajo en la organización, de lo general a lo particular, partiendo de la planeación estratégica (Misión visión, objetivos estratégicos) e identificando las relaciones entre los elementos a intervenir (proyectos, procesos, tecnologías y personas)



El análisis secuencial se realiza horizontalmente, a nivel de procesos, identificando la secuencia lógica de actividades y los documentos que se van generando en cada una de éstas y las características necesarias para poder administrar la gestión documental.