ISO 26122 ANÁLISIS DE PROCESO DE TRABAJO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En nuestras organizaciones, en ocasiones es difícil sincronizar las metodologías de trabajo utilizadas por los Sistemas de gestión de calidad ISO 9001 para el diseño y mejora de procesos,liderados normalmente por áreas como métodos y tiempos, procesos o arquitectura de negocio  y los temas relacionados con la Gestión documental en su ciclo de Archivo, digitalización, indexación, retención y custodia normalmente liderdo por los CAD( Centros de administración de Documentos), esto debido a que normalmente esta última no tiene una participación directa en la planeación y estructuración de los procesos de Negocio, y son vistos como áreas de apoyo donde simplemente van a reposar los documentos en una fase final de los procesos.

En la presente publicación, se pretende presentar los aspectos más relevante de la norma ISO 26122,  Análisis de los proceso de trabajo para la Gestión de documentos, la cual es un informe técnico que describe una aplicación práctica de la teoría expuesta en la norma ISO 15489, que sirve de guía para el levantamiento y diseños de procesos de Negocio ( BPM) incorporando desde su misma estructuración los diferentes elementos relacionados con el ciclo de la Gestión Documental, y se convierte en una invitación para que todos los responsables de los documentos en la organización tengan una participación activa dentro del diseño de los procesos.

La norma plantea el análisis de los procesos de trabajo mediante la recopilación de información de las operaciones, procesos y funciones, mediante dos tipos de análisis: Secuencial(horizontal) o funcional(vertical),  a través de los cuales se identifican los registros  y documentos dentro de las actividades del proceso y se define  la administración documental desde su misma generación, administración y archivo.

El análisis funcional se realiza de arriba hacia abajo en la organización, de lo general a lo particular, partiendo de la planeación estratégica (Misión visión, objetivos estratégicos) e identificando las relaciones entre los elementos a intervenir (proyectos, procesos, tecnologías y personas)

El análisis secuencial se realiza horizontalmente, a nivel de procesos, identificando la secuencia lógica de actividades y los documentos que se van generando en cada una de éstas y las características necesarias para poder administrar la gestión documental.